Sortir des NUAGES de OneDrive !


Qui n'a pas été un jour ou l'autre perdu dans les Nuages avec OneDrive !!!???


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Mise en garde : Les informations présentées ici tiennent compte des conditions suivantes :

L'utilisateur(trice) possède un abonnement annuel à Microsoft/Office 365 et est abonné(e) à une liaison internet d'une grande capacité de Téléchargement/Téléversement.

Par expérience, les Modifications de contenus des Dossiers dans OneDrive peuvent être d'une durée très longue.  Il faut être patents pour que tout soit à jour après de multiples modifications.

Par contre, OneDrive ne perd pas de Dossiers/fichiers.

Patience, patience, patience !!!

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Légende des couleurs des icônes OneDrive :


Cercle vert plein avec crochet Blanc = Le Dossier/Fichiers est présent et synchronisé (identique) et dans le Nuage OneDrive et sur le PC,

Nuage (cloud) Blanc plein = Le Dossier/Fichier divers est présent seulement dans le Nuage, mais est disponible pour être téléchargé.

Cercle Blanc avec crochet vert = Le Dossier/Fichier qui fait parti des Dossiers Particuliers de l'Utilisateur (Documents, Photos, vidéos, etc) est disponible pour ouverture dans le Nuage OneDrive.​  Ces Dossiers/Fichiers demeurent sur le PC tant qu'il y a de l'espace.  La fonction Intelli Stockage s'occupe de ça.


Résumé - Aide-mémoire des principales fonctions :


1- L'idéal pour profiter pleinement de OneDrive est de téléverser nos documents (surtout les plus courants) dans OneDrive.

2- La Version Principale des Dossiers/Fichiers est celle dans le Nuage (le Cloud Microsoft).

3- Une autre version des Dossiers/Fichiers peut être sauvegardée (synchronisée) sur le disque "C" des appareils (ordinateurs, Tablette, etc.).

4- Tous les appareils, qui sont raccordés au même compte Microsoft (outlook.com), ont accès aux Dossiers/Fichiers du Compte OneDrive.

5- Un abonnement annuel à Microsoft/Office 365 donne accès à 1 To (Téra Byte) de sauvegarde dans le Cloud Microsoft (Outlook.com).

6- Si la capacité du disque "C" de l'ordinateur le permet, il est préférable que tous les Dossiers/Fichiers soient synchronisés entre le Nuage et l'ordinateur.

7- Par contre, si la capacité d'un appareil n'est pas suffisante, on peut ne rien synchroniser, ou ne synchroniser que les Dossiers/Fichiers sur lesquels on devra travailler plus tard.  Les Dossiers/Fichiers demeurent toujours disponibles dans le nuage.

8- Si tous les Dossiers/Fichiers d'un Utilisateur sont sauvegardés dans le Nuage OneDrive, on peut alors réinstaller Windows d'un appareil, sans perdre ses Données Personnelles.

9- OneDrive est maintenant intégré dans Windows 10, et est complémentaire à 100% avec les applications de Microsoft/Office 365.

10- Les Processus de synchronisation entre le Nuage et les appareils se déroule en arrière plan et peuvent durer plusieurs minutes, même plusieurs heures.

11- Il n'y a pas d'informations selon lesquelles OneDrive ne serait pas Sécuritaire, mais vaut mieux avoir une copie des Données.  Une façon simple de réaliser cette copie, est de synchroniser tous les Dossiers/Fichiers de OneDrive sur un disque dur d'une capacité au moins aussi grande que le Dossier OneDrive de l'utilisateur.

12- Si on vérifie la capacité utilisée d'un dossier d'un utilisateur dans l'explorateur de fichiers (dans "propriétés", avec le bouton droit de la souris), si le compte OneDrive est en fonction, on obtient deux résultats : Taille sur le disque (sur le disque Local), et Taille (Taille totale utilisée incluant OneDrive),

13- L'endroit où les options de partage, téléchargement etc. sont les plus complètes, est dans la version OneDrive dans le nuage (compte Microsoft).

14- Les Fichiers supprimés demeurent dans la corbeille pendant 90 jours et peuvent être récupérés.

15- OneDrive conserve plusieurs versions précédentes d'un fichier.


Microsoft, dans ses publicités, mentionne que l'application OneDrive fonctionne en arrière-plan, sans que l'on ait à s'en occuper !?!  On verra les effets de cette affirmation dans nos essais plus bas ...Il ne faut pas se surprendre si on entend la machine qui travaille (ventilateurs, disques durs etc.). OneDrive fait les mise à jour de ses index.


Top 10 des Options intéssantes OneDrive.

Le Portail OneDrive (dans la page web du nuage de notre compte OneDrive) est l'endroit qui donne le plus d'options de traitement des Données Personnelles Stockées dans notre Conpte OneDrive.

Nom des Options en anglais :
1- Version History - OneDrive fait le Stockage de plusieurs versions des fichiers.  Cliquer sur les ... à la droite d'un fichier.  Choisir la version à consulter ou à récupérer.
2- File Share Externally -  Partage des Fichiers, click droit de la souris sur le fichier et dans options : indiquer l'adresse courriel du récepteur désiré du fichier.  On peut aussi créer un lien du fichier à envoyer au récepteur.  Très gros fichiers sont permis.
3 - Sync Local Files - Synchroniser les Dossiers/Fichiers avec les PC du Compte Microsoft.  On peut les rendre accessibles en tout temps (sans Internet) ou seulement visibles sur le Nuage OneDrive.
4- Co-Authoring - Permet à plusieurs personnes d'avoir accès à un fichier.  Partager le document avec une autre personne et on pourra collaborer sur le fichier avec le version Nuage du logiciel correspondant.
5- Drag Files to Upload - Les fichiers peuvent être traînés vers une fenêtre ouverte du portail du Nuage OneDrive.
6-  Recycle Bin - Les Dossiers/Fichiers supprimés seront conservés dans la Corbeille pendant 90 jours.  Ils peuvent être récupérés à volonté.
7 - OndDrive Mobile APP. - Il existe une version Android/Apple de OneDrive, où on peut consulter/modifier nos Dossiers/Fichiers OneDrive.
8- Shared with me - Dans le portail One drive, on peut voir les documents partagés avec nous dans ses Options.
9- Search Everything - Dans la fenêtre de recherche en haut à gauche du Portail OneDrive, on peut lancer des recherches sur tout le contenu de notre OneDrive.  On peut rechercher avec des filtres (options) de recherche, (exemple, excel, Word etc.)
10- Tile Preview (Apperçu) - Dans les options en haut à droite du Portail OneDrive, on peut appliquer l'option Preview du Dossier/Fichier.


Pour mieux comprendre les particularités et pour mieux profiter des avantages de cette application, quelques explications s'imposent, pour nous aider à nous libérer d'une certaine confusion.  On peut se sentir dans les nuages avec cette application de Microsoft ...


La vague déferlante des propositions de sauvegarde de nos Données Personnelles (Documents, Photos, Vidéos, etc.) dans le nuage (sur le Web, dans des serveurs 'internet) nous a envahi ces dernière années.  4 des principales propositions de compétiteurs dans ce domaine sont :


- DropBox

- ICloud, de Apple

- Google Drive, de Google

- OneDrive, de Microsoft


Toutes ces propositions se ressemblent dans leurs fonctions de Sauvegarde des Données Personnelles, mais OneDrive de Microsoft se démarque par les caractéristiques particulières suivantes :

Microsoft offre 1 To (Tera Octect) d'espace de sauvegarde, pour chacun des membres d'une famille (maximum 6) dans le Nuage, si la famille est abonnée à un compte (abonnement annuel) Office 365 Familial, maintenant nommé Microsoft 365.


L'objectif de cette offre est de fournir un endroit Commun et Sécuritaire de sauvegarde des Données Personnelles d'une famille et d'ensuite donner accès à toutes sortes d'autres Services intéressants.  Le fait d'être abonné à Microsoft 365 donne accès aux dernières applications Office à jour : Word, Excel, Power Point, Outlook etc. 


La création de OneDrive a été rendue nécessaire en raison de la multiplication des appareils, d'une personne, d'une famille, qui veulent avoir accès à des fichiers communs (sans en multiplier les copies (versions).  La demande d'avoir accès à ces mêmes fichiers à partir d'endroits différents s'ajoute à la justification d'une application comme OneDrive.  

La caractéristique principale que doit posséder une application comme OneDrive est :

S'assurer d'avoir, en tous temps, une version a jour, au même endroit, des Fichiers Personnels d'une Famille.


C'est le principe qu'utilise Microsoft, en faisant de OneDrive, le centre de Sauvegarde et de Partage des Données Personnelles d'une famille en fournissant 1 to d'espace de Sauvegarde, dans le Nuage (Cloud) à chacun des 6 Membres d'une famille abonnée au même compte Microsoft. (outlook.com).


C'EST BIN BEAU TOUT ÇA, MAIS COMMENT ON UTILISE ÇA DANS LA VRAIE VIE !!!???


Les principes qui soutiennent l'utilisation de OneDrive, qui est maintenant intégré à leur système d'exploitation Windows 10, est que les utilisateurs d'aujourd'hui et de demain, utilisent plusieurs appareils, de capacité différente de stockage des données personnelles, à des endroits différents et que la masse des données personnelles augmente toujours avec les Photos et Vidéos etc. enregistrées par une famille.  


Le Cloud est une solution centralisée qui permet entre autres de : ajouter , remplacer, reconfigurer des appareils, sans chaque fois devoir manipuler nos Données personnelles.


Avant d'aller plus loin, il existe deux versions de OneDrive, l'une sur le Web, dans Microsoft 365, avec les applications Web de Office, et l'autre sur PC, que l'on appelle l'Application Bureau (Desktop application).  L'application bureau est incorporée directement dans Windows 10 depuis quelque temps et offre différentes options, parfois pas faciles à comprendre.


L'application sur le Web est assez simple, on y a accès dans les options de Office 365 et on peut configurer ces applications pour une sauvegarde automatique de nos fichiers personnels dans OneDrive.


​Concentrons-nous sur l'Application Bureau pour débuter. 


Il est plus facile de s'y retrouver, lorsque l'on comprend la philosophie derrière cette application, intégrée à nos appareils, de plus en plus nombreux dans la maison.  Il est assez facile de comprendre les objectifs de base, mais de comprendre toutes les particularités, et les applications que l'on peut en faire, c'est une autre histoire ...


L'objectif de base, c'est d'avoir : AU MÊME ENDROIT, ET ACCESSIBLE, PAR TOUS NOS APPAREILS, OÙ QUE L'ON SOIT,  une version à jour de nos Données Personnelles : Documents, Photos, etc.  En même temps, la multiplication des appareils dans un domicile et les déplacements hors du domicile, nécessitent une intégration de la sauvegarde de nos données.  On peut aussi parfois vouloir partager certains de nos fichiers avec d'autres personnes.


Rien de mieux qu'un exemple pour mieux comprendre et utiliser cette application à son plein potentiel.

Prenons un domicile où la famille possède les appareils suivants :

- UN PC Fixe (une tour) dans le bureau, équipé au maximum (2 disques durs de grande capacité, ex : 1 To. ou plus ...).

- Un Ordinateur portable, pour Madame avec une capacité de stockage plus réduite ( un disque dur de 512 Go ...).

- Un Ordinateur portable pour Monsieur, avec une capacité de stockage réduite ( un SSD de 256 GB )

Une Tablette de faible capacité de stockage ( un SSD de 64 GB).

- Un Cellulaire de faible capacité de stockage ( un SSD de 32GB)

Une Boite Android IPTV de faible capacité de stockage ( un SSD de 16 GB)

- Tous les autres appareilsqui doivent avoir accès aux données à un moment ou à un autre.


Prenons une situation typique, où la famille est abonnée à un compte Microsoft 365, qui donne accès à une capacité de stockage de 1 to de données par Membre de la famille, dans OneDrive dans le nuage.  L'administrateur du réseau informatique domestique sauvegarde ("upload") les données personnelles de la famille (Documents, Photos, Vidéos, etc.) dans OneDrive, jusqu'à un maximum de 1 To de données.  Toutes ces Données Personnelles sont sauvegardées dans des Répertoires (dossiers) représentatifs de leur usage comme :


- Nos Documents conservés (sur le Cloud seulement)

- Nos Photos (sur le Cloud seulement)

- Nos Vidéos (sur le cloud seulement)

- Nos Contacts (synchronisés sur tous les appareils de monsieur et de madame)

- Nos Dossiers Communs Courants (Synchronisés sur certains appareils de monsieur et de madame) *

- Dossiers Privés Madame (Synchronisés sur le "Laptop" de Madame)

- Dossiers Privés Monsieur (Synchronisés sur le PC fixe et "Laptop" de Monsieur)

- D'autes Dossiers, si requis.

note : On peut créer des sous-dossiers dans chaque dossier de OneDrive..

* Nos Dossiers Communs Courants contient tous les dossiers et fichiers que l'on doit ouvrir pour corrections occasionnelles.


Par défaut, les dossiers dans le Cloud de OneDrive, ne sont pas copiés en permanence, sur le disque dur de chacun des appareils..
Cette particularité est implantée, pour rendre des dossiers disponibles sur plusieurs appareils, sans qu'ils occupent de l'espace sur des appareils avec de petits espaces de stockage.
Pour que ces dossiers soient visibles (leurs icônes respectifs) dans l'explorateur de fichiers d'un appareil local, le PC doit être connecté à internet et voici la procédure à appliquer dans chaque appareil du même compte Microsoft.
Note :
On peut aussi rendre certains dossiers disponibles, même si l'appareil n'est pas relié à internet, en s'assurant de toujours avoir une copie à jour de ces dossiers enregistrés sur cet l'appareil.  C'est le cas du dossier : Nos Dossiers Communs Courants.

La première chose à faire, en tenant compte que toutes les données personnelles sont sauvegardées, au préalable sur OneDrive.


1- Pour rendre tous les Dossiers de OneDrive (dans le Cloud) visibles sur un PC :
Sélectionner l'Icône OneDrive + Aide et Paramètres + Paramètres.
Choisir l'onglet
Compte + Choisir des dossiers.  
Sélectionner tous les dossiers dont on veut voir les Icônes dans l'explorateur de l'appareil en question.
2- Pour s'assurer que les dossiers ne soient pas copiés en permanence :
Sélectionner l'Icône
OneDrive + Aide et Paramètres + Paramètres. + Paramètres et cocher : 
"Libérer de l'espace et télécharger des fichiers lorsque vous aurez besoin de les utiliser".
3- Pour avoir une copie à jour en permanence, d'un dossier en particulier, sur un appareil local :
Sélectionner l'Icône OneDrive + Aide et Paramètres + Ouvrir votre dossier OneDrive, ou aller dans le dossier OneDrive de l'Utilisateur et :
Avec le bouton droit de la souris, sur un Dossier particulier, sélectionner l'option :
"
Toujours conserver sur cet appareil."
Ce Dossier particulier sera alors toujours synchronisé et : sur l'Appareil et dans le Cloud.  C'est le cas du dossier "Nos Dossiers Communs Courants"


On comprend mieux le fonctionnement, lorsque l'on a compris que l'objectif est d'avoir à un seul endroit (OneDrive) toutes les données personnelles et d'ensuite choisir sur quel appareil on désire avoir une copie à jour localement d'un ou de plusieurs dossiers.  Par exemple, pour une plus grande sécurité, tous les dossiers seront conservés localement sur le PC Fixe, qui possède un disque dur d'au moins 1 to; ceci en cas de perte de données sur le Cloud.


Des petites icônes se trouvent à côté des dossiers OneDrive dans l'explorateur.

Signification des icônes OneDrive dans l'explorateur Windows:

OneDrive : icônes de fichiers synchronisés | WindowsFacile.fr (windows8facile.fr)


Une nouveauté de windows 10 est que les dossiers OneDrive, qui ont déjà été téléchargés sur le disque dur, demeurent enregistrés localement tant qu'il y a de la place sur le disque...  Voir l'option Intelli-Stockage dans les paramètres.  Ces dossiers seront supprimés automatiquement si l'espace n'est plus suffisant.  Pour cette fonction, le dossier OneDrive doit être laissé à son endroit de sauvegarde d'origine "C"  Cette option doit être activée avec précaution, en raison d'autres applications de stockage automatique qui pourraient être en fonction.


Après avoir compris ça (du moins je le pense ...) ce que j'ai fait chez-moi :


Une copie de tous les Dossiers de la maison est téléversée ("uploaded") sur OneDrive du Compte Microsoft. 

Un dossier appelé : "Nos Dossiers Communs Courants" a été créé dans OneDrive.

Tous les Dossiers sont synchronisés en permanence sur le PC Fixe de grande capacité.  Ceci afin d'éviter une perte de données au cas où une avarie arriverait dans le dossier OneDrive dans le Cloud.

Le dossier : "Nos Dossiers Communs Courants" est copié et synchronisé en permanence, sur chacun des PC, "Laptops", etc. sur lesquels on veut avoir accès à ces fichiers pour des corrections fréquentes.

Les autres Dossiers : Photos, vidéos etc. ne sont conservés que sur OneDrive, car aucune correction de ces fichiers n'est nécessaire.


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Résultats de test après la réinstallation complète de Windows 10 sur un Laptop HP de 7 ans.


Une belle amélioration de Microsoft, dans la réinstallation de Windows 10, est qu'elle peut se faire à partir d'une version sur l'internet à la condition que la clé d'activation du PC soit encore valide.  Plus besoin de disques originaux, une merveille pour les réparateurs de PC.


Une fois Windows réinstallé, incluant toutes les configurations proposées de base par Microsoft, et avec les quelques dernières mise à jour du système d'exploitation téléchargées et installées; et après un redémarrage final, on peut constater certaines particularités de One Drive :

1- Si je clique sur le dossier OneDrive de l'utilisateur, je peux voir une "apparence" de tous les dossiers de OneDrive sur le Cloud de Microsoft 365.  Tous les dossiers sont visibles, mais pas enregistrés sur le disque dur. (Icônes de nuage blancs).

2- Si je vérifie la quantité de données totales enregistrées sur le disque dur de Windows "C" seulement 27,1 Go sont utilisées.

3- Si je vérifie la quantité de données de l'Utilisateur Windows du disque "C" avec le bouton droit de la souris, j'obtiens deux valeurs de données Sauvegardées :

Taille (totale disponible) : 853,5 Go qui correspond à la valeur totale de l'utilisateur, incluant les données disponible sur son compte OneDrive.

Taille sur le disque : 1,2 Go qui correspond à la valeur réelle de l'utilisateur sur le disque dur "C" 

4- Dans les paramètres de OneDrive, si je vérifie les options ; "Choisir les dossiers", l'option : "Rendre tous les dossiers disponibles" est sélectionnée, ce qui rend tous les dossiers visibles dans le répertoire OneDrive de l utilisateur.

5- Si je veux sauvegarder pour le dossier : "Nos Dossiers Communs Courants" une copie résidente en permanence sur le disque dur et que je veux que ce dossier soit synchronisé de façon continue avec le dossier sur le Cloud :

Je vais dans l'explorateur de fichiers de Windows, dans l'utilisateur, dans le Répertoire OneDrive, et avec le bouton droit de la souris, sur ce Dossier : "Nos Dossiers Communs Courants" je sélectionne "Toujours conserver sur cet appareil"  Le dossier sera téléchargé et sauvegardé sur le disque dur de l'ordinateur.  Je pourrai alors ouvrir les fichiers, faire des corrections et le resauvegarder (même si je ne suis pas connecté à l'internet.  Les fichiers seront resynchronisés lorsque le PC sera connecté à nouveau à internet.

6- Sur chaque appareil de la famille, je me suis assuré que tous les Dossiers Pertinents à chaque appareil de chaque Membre de la famille soit sélectionné dans les options choisir les dossier à afficher, pour que seulement ces dossiers soient visibles de cet utilisateur.  Ensuite j'ai sélectionné les dossiers à télécharger dans chaque appareil en Sélectionnant le dossier correspondant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant l'option : "Toujours conserver sur cet appareil"  Ce dossier possède maintenant une belle petite icône Verte avec un crochet blanc

7- Tous les autres dossiers des appareils possèdent une petite icône de nuage blanc.


Bon courage à tous(es) !!!



Note: Tout ça sera testé positivement prochainement ...


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2016-10-23

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2020-12-26